Como reduzir custos e aumentar a competitividade

Custo é uma das principais preocupações para startups e pequenas empresas. Contudo, mais importante do que aprender a reduzir gastos é saber controlá-los. Em geral, corta-se custo por dois motivos: aumentar o lucro ou garantir o fluxo de caixa. Mas o ideal é cortar para melhorar a competitividade, que engloba os dois. 

Para isso é necessário fazer acompanhamento constante e o desafio passa a ser conseguir ter métricas e relatórios de acompanhamento que permitam uma análise dos gastos e sua evolução. Assim, é possível fazer correções ao longo do tempo, antes de ter que partir para soluções radicais ou drásticas.O problema do custo surge quando a empresa cresce. 

Nessa fase, o controle afrouxa, o impacto de um gasto a mais aqui ou ali não é tão representativo e a avaliação deixa de ser prioridade. E como “de grão em grão a galinha enche o papo”, depois de algum tempo, a “gordura” se acumula.

As maiores dificuldades

Redução de custo exige mudanças. E toda mudança gera medo e insegurança. É preciso encarar o corte como algo natural e necessário da operação para não ficar adiando a decisão. Além disso, é muito comum ver as seguintes dificuldades por parte dos pequenos empresários e empreendedores:· Deixar para pensar em redução apenas quando está com a corda no pescoço. 

Toda escolha tomada em momentos “tensos” é complicada e com mais chances de falhar.· Não considerar enxergar o todo e avaliar possíveis reflexos que a redução de despesa vai causar no dia-a-dia e em áreas indiretas.· Não conseguir fazer uma análise fria da situação e separar o que é “importante” porque o empresário gosta do que é realmente necessário para o negócio.

O corte de custos fixos

São aqueles que se repetem todos os meses e não variam se você consegue ou perde clientes, por exemplo escritório, pessoal, etc. As empresas devem fazer o máximo para manter os custos fixos no menor patamar possível.E se for identificada uma despesa com potencial de corte, o que fazer? 

Antes de pegar a tesoura, faça uma análise. 

O que vai acontecer com a operação se esse valor for eliminado? O que irá mudar no dia-a-dia dos empregados? Qual será o impacto no produto ou serviço que é vendido? O cliente irá sentir diferença?

Um movimento que costuma dar errado no médio prazo é cortar gastos que causem impacto para os clientes, ou seja, se for comprometer a oferta ou o atendimento ao cliente, não corte!

Outra dica é: se o item for do tipo commodity, ou seja, todos os fornecedores são praticamente iguais, busque o mais barato e barganhe. Se o item tiver diferença entre os fornecedores, busque a melhor relação custo/benefício. 

Nunca saia comprando o mais barato pois muitos itens baratos podem comprometer sua operação.

A tecnologia como aliada

Sim, muitas empresas buscam a tecnologia para reduzir gastos. Mas, hoje em dia, os benefícios da tecnologia para as startups e pequenas empresas vão além disso. 

A tecnologia permite que os negócios tornem ideias viáveis como se fosse um tripé: redução de despesas, simplificação e automatização.

Atualmente as duas principais áreas da tecnologia para as pequenas empresas são: Software como Serviços ou Software sob demanda (mais conhecido pelo termo em inglês SaaS – Software as a Service) e a mobilidade. 

SaaS não exigem investimentos ou equipamentos, já que funcionam a partir de servidores e redes das empresas que o oferecem. Sua cobrança costuma ser por mensalidade e variável conforme o quanto cada cliente utiliza. E para garantir a atratividade, existe uma preocupação geral nesse mercado para simplificar o serviço e permitir que as pequenas empresas contratem sem recorrer a especialistas ou consultores.

Mas os benefícios da tecnologia só são aproveitados quando utilizada em conjunto com o resto da operação. Não basta contratar um sistema tipo SaaS e acreditar que vai haver uma mágica onde os custos vão cair e as vendas aumentar. 

É preciso adaptar os processos e comprometer os empregados. Apenas com uma estratégia global a pequena empresa vai ganhar competitividade.

Generalizando, os sistemas do tipo SaaS oferecem o seguinte tripé de benefícios para as empresas:

· Simplificação: muitos resolvem questões complexas que antes as pequenas empresas nem imaginavam ter, pois precisavam de consultores ou especialistas para contratar sistemas e equipamentos.

 Redução de Custo: Não ter que fazer investimentos, contratos flexíveis e cobrança normalmente condicionada ao uso, já permitem reduções e viabilizam muitos projetos nas empresas.

· Automatização: Com a evolução do SaaS cada vez mais empresas utilizam sistemas para tarefas que antes eram manuais ou feita de forma amadora. Nessa área se destacam o serviços na área financeira, de controle de clientes (CRM) e gestão integrada da empresa (ERP).

Como escolher as plataformas ideiais para sua empresa?

O mais importante é entender que cada empresa é única. Cada negócio possui requisitos, necessidades, processos, prioridades diferentes e os serviços não podem ser generalizados. Só porque funcionou com algumas empresas, não significa que vá funcionar com todas.

Software como serviço permite que as pequenas empresas se tornem virtualmente grandes a um custo reduzido, de forma simples e rápida. Isso é uma grande vantagem que deve ser bem trabalhada, para permitirque ideias e projetos sejam concretizados e garantir o crescimento do negócio.

Mas antes de contratar um serviço veja como ele se encaixa na operação. Quais impactos positivos e negativos o serviço vai trazer? É possível que ajude a solucionar um problema na área de vendas mas crie um trabalho extra na área financeira. 

Ou pode ser que reduza os gastos operacionais de estoque, mas aumente o tempo na área de logística. Olhe sempre o todo. Visão míope, focando apenas uma parte da operação, pode trazer um resultado negativo ao longo do tempo, e culpa vai ser jogada erradamente na tecnologia.

E aí? Alguma outra dica de como reduzir custos empresariais e aumentar a competitividade? Compartilhe com a gente nos comentários abaixo!